Sở Ngoại vụ triển khai Hệ thống nền tảng quản lý đối ngoại, từng bước số hóa công tác quản lý và điều hành

Nền tảng tích hợp nhiều nhóm nghiệp vụ đối ngoại trên một hệ thống

Phân hệ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, đảng viên trong hệ thống đóng vai trò là dữ liệu nền phục vụ các nghiệp vụ đối ngoại. Dữ liệu có thể được đồng bộ từ hệ thống quản lý nội bộ; trên cơ sở đó, hệ thống hỗ trợ tra cứu, phân nhóm diện quản lý và phục vụ việc xác định luồng xử lý đối với hồ sơ đoàn ra, đoàn vào. Cách thiết kế này giúp hạn chế nhập liệu trùng lặp và tăng tính thống nhất của dữ liệu phục vụ nghiệp vụ đối ngoại.

Một trong những chức năng trọng tâm là quản lý đoàn ra. Hệ thống hỗ trợ lập hồ sơ, quản lý thành viên đoàn, kiểm tra điều kiện, xác định nhánh thẩm quyền phê duyệt và theo dõi trạng thái xử lý. Sau khi hồ sơ được phê duyệt, hệ thống hỗ trợ sinh quyết định theo mẫu và nhắc các nhiệm vụ tiếp theo như thông báo cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại, tiếp nhận báo cáo kết quả chuyến đi. Qua đó, quy trình xử lý được theo dõi xuyên suốt thay vì phải tổng hợp thủ công ở nhiều khâu.

Đối với đoàn vào, hệ thống hỗ trợ tiếp nhận, quản lý hồ sơ đoàn nước ngoài đến Lào Cai, theo dõi thành phần, thời gian, mục đích, trạng thái xử lý và việc xin ý kiến các cơ quan liên quan. Đáng chú ý, quy trình được thiết kế để hỗ trợ lấy ý kiến về an ninh qua môi trường điện tử; đối với các hoạt động tại khu vực biên giới, hệ thống có chức năng hỗ trợ xử lý tình huống phát sinh, góp phần nâng cao tính chủ động trong công tác quản lý.

Quản lý kế hoạch hoạt động đối ngoại hằng năm cũng được tích hợp trên nền tảng. Các cơ quan, đơn vị có thể đề xuất hoạt động; Sở Ngoại vụ tổng hợp, theo dõi quá trình phê duyệt và giám sát việc thực hiện. Hệ thống hỗ trợ phân biệt hoạt động trong kế hoạch, hoạt động phát sinh và tình trạng thực hiện, tạo thuận lợi cho công tác theo dõi, đôn đốc và tổng hợp báo cáo.

Bên cạnh đó, nền tảng hỗ trợ quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế và các thỏa thuận, văn bản hợp tác quốc tế. Các quy trình được thiết kế theo hướng theo dõi hồ sơ, lấy ý kiến, thẩm định, phê duyệt, ký kết và lưu trữ; đối với thỏa thuận hợp tác, hệ thống còn hỗ trợ lưu trữ bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài, đồng thời nhắc việc theo dõi các nội dung sau ký kết. Đây là những nghiệp vụ có nhiều bước phối hợp, vì vậy việc đưa lên môi trường số giúp thuận lợi hơn trong kiểm soát tiến độ và hồ sơ.

Đối với hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, hệ thống quản lý theo vòng đời từ cấp mới, lưu giữ, bàn giao đến thu hồi, hủy hoặc xử lý trường hợp mất; đồng thời cảnh báo hộ chiếu sắp hết hạn và các trường hợp cần thu hồi. Chức năng này giúp cán bộ chuyên môn chủ động theo dõi thời hạn, giảm nguy cơ bỏ sót nhiệm vụ và nâng cao hiệu quả quản lý.

Một ưu điểm nổi bật khác là hệ thống có dashboard tổng quan, dashboard vận hành, dashboard chiến lược và chức năng báo cáo, thống kê đa chiều. Lãnh đạo có thể theo dõi các chỉ số về đoàn ra, đoàn vào, hồ sơ chờ xử lý, hồ sơ quá hạn, hộ chiếu cần xử lý, tình hình thực hiện kế hoạch và các nội dung nghiệp vụ khác trên cùng một giao diện. Dữ liệu được trực quan hóa bằng bảng, biểu đồ và các chỉ số tổng hợp, qua đó hỗ trợ chỉ đạo, điều hành nhanh và dựa trên dữ liệu.

Trong thời gian tới, Sở Ngoại vụ tiếp tục phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan hoàn thiện quy trình nghiệp vụ, chuẩn hóa dữ liệu, hướng dẫn cán bộ khai thác hiệu quả hệ thống và từng bước hoàn thiện các kết nối liên thông. Qua đó, nền tảng sẽ trở thành công cụ hỗ trợ thiết thực cho công tác quản lý nhà nước về đối ngoại, góp phần đổi mới phương thức làm việc và thực hiện hiệu quả nhiệm vụ chuyển đổi số của tỉnh.